Da Gmail a G Suite: Gestire professionalmente le mail aziendali.
G Suite: cos'è e perché è indispensabile al giorno d'oggi
Google è un termine che è entrato nel nostro vivere quotidiano, tanto che il verbo googlare è neologismo accettato e compreso da molti in Italia. Google è il punto di riferimento per i motori di ricerca, ma è anche molto di più. Uno dei suoi prodotti più apprezzati, Gmail, ha di recente compiuto quindici anni ed ha introdotto una serie di funzionalità sempre più avanzate, a completamente di un percorso graduale che ha portato questo servizio di posta elettronica ai vertici del mercato di riferimento. Ciò vale sia per i singoli, che utilizzano l’email a titolo personale, ma soprattutto per le aziende, che hanno trovato nell’offerta dedicata di Google la soluzione più completa per le proprie esigenze. G Suite è il nome con cui è conosciuto quell’insieme di servizi di Google, tra cui Gmail, che in precedenza era conosciuto con il nome di Google Apps, fin quando non ha cambiato volto quasi tre anni fa, momento nel quale è divenuto un vero e proprio strumento indispensabile per la gestione della posta e di tutte le necessità di archiviazione web. G Suite è fondamentale per tutti coloro che hanno bisogno di un servizio di hosting di posta elettronica professionale: dalle piccole agenzie fino alla grande azienda sono molti coloro che ogni giorno apprezzano tutte le possibilità offerte da G Suite. Prenderemo in esame le principali all’interno dei paragrafi successivi, valutando le caratteristiche salienti dal punto di vista del business e le tipologie di prezzi.
G Suite: largo spazio ai bisogni di archiviazione con Google Drive
Sono davvero in pochi coloro che ancora non conoscono Drive, l’archivio digitale collegato alla posta elettronica di Gmail che consente di archiviare, creare e condividere dei file. Si tratta di uno strumento che ha conosciuto negli anni una crescente diffusione, divenendo sempre più popolare grazie alle sue caratteristiche particolarmente funzionali. Le applicazioni in ambito business si sono rivelate fin da subito pressoché infinite: Google Drive permette infatti di lavorare accedendo da remoto e da diversi device al proprio spazio, nonché di collaborare con il team di un cliente/fornitore. Questi aspetti hanno apportato un concreto ed immediato miglioramento alle dinamiche quotidiane di lavoro. Qualora in un’azienda non si fosse mai utilizzato Google Drive, sarà chiaro dal primo accesso che una delle funzionalità più apprezzate per facilitare la vita quotidiana in ufficio ha direttamente a che fare con la fantastica funzionalità di ricerca. Potrebbe non essere del tutto una sorpresa, visto che Google gestisce il più importante motore di ricerca al mondo, eppure la fluidità dell’esperienza di ricerca di un file e di possibilità di gestione e condivisione in maniera ordinata anche per coloro che non sono particolarmente amanti dell’ordine lascerà a bocca aperta. Ad esempio, risulterà facile cercare un documento anche in base al suo contenuto, a prescindere dal nome del file stesso. Si tratta di una funzionalità particolarmente utile, che solo alcuni sistemi operativi avanzati offrono. Ciò permette di trovare facilmente quel che si sta cercando, a prescindere da quanto si possa essere poco organizzati o quanto remota siano la creazione o il caricamento del file originale.
La versione a pagamento di Google Drive consente di ottenere il doppio dello spazio di archiviazione rispetto ad un tradizionale account personale collegato a Gmail, nonché un supporto concreto che opera 24 ore su 24. Inoltre, viene offerto un servizio di reportistica avanzato sull’utilizzo di questo importantissimo strumento di archiviazione e gestione di file.
Con G Suite la gestione è un gioco da ragazzi
La console di gestione per i profili admin compresa nel pacchetto G suite permette ai proprietari di business di controllare in maniera molto semplice diversi aspetti da un singolo pannello. Grazie ai recenti miglioramenti, alcune funzionalità sono state incrementate al fine di rendere questo strumento sempre più adatto alla quotidianità in azienda. Da questo pannello di amministrazione è possibile compiere una serie di azioni, tra le quali ad esempio: l’inclusione di nuovi utenti o gruppi di utenti; la gestione di diversi device collegati alla suite; la configurazione delle impostazioni di sicurezza (come la famosa autenticazione a due fattori), nonché l’aggiunta di eventuali domini personalizzati per il proprio business. Infine, per coloro che vogliono offrire questa possibilità ai propri dipendenti, da questo pannello di gestione è anche possibile consentire di personalizzare gli account di posta con sfondi e funzionalità utili. Si tratta di impostazioni particolarmente gradite alle aziende e alle agenzie creative, che lavorano spesso in modo dinamico. Infine, uno dei vantaggi da tenere a mente quando si decide se adottare una G Suite per la propria azienda sta proprio nella facilità di utilizzo anche per i propri dipendenti. Infatti, da un lato per gli amministratori la gestione non presenta complessità, dall’altro la familiarità di Gmail, Docs, Drive, Sheets e le tante app Google che hanno gli utenti finali consentirà di ridurre il processo di apprendimento dello strumento in versione aziendale.
G Suite: un piccolo investimento per avere un servizio davvero professionale
Per tutte le ragioni esplorate nei paragrafi precedenti, è chiaro come G Suite costituisca un’opzione davvero molto valida per poter gestire una serie di attività di importanza cruciale per un business. A questo punto però è certamente lecito chiedersi quanto può costare creare un piano di G Suite. Le offerte sono diverse e consentono di rispondere in maniera puntuale a svariate esigenze di business, personalizzando il più possibile l’esperienza sulla base della grandezza e disponibilità di spesa della singola realtà aziendale. A titolo esemplificativo, i piani di G Suite Basic partono da 30 gigabyte di spazio di archiviazione per singolo dipendente associato a dominio. Invece, i piani più completi, che ovviamente comportano un costo maggiore, rispondono in modo ottimale alle necessità di aziende grandi. I piani Business, Enterprise e Teams di G suite offrono, a fronte di un costo leggermente aumentato, un grandissimo vantaggio, ossia uno spazio di archiviazione completamente illimitato. Quest’alternativa risulta particolarmente valida per tutti quei business che hanno la necessità di maneggiare e gestire un numero consistente di file pesanti. Basti pensare ad esempio a studi di architettura, progettazione e grafica, che scegliendo uno di questi piani di G suite possono essere sempre sicuri di avere a disposizione un archivio sufficiente a contenere tutti i propri file. I pacchetti Enterprise e Business consentono di utilizzare la funzionalità Cloud Search, che permette di effettuare una ricerca attraverso tutto il contenuto dell’azienda su svariate piattaforme. Sempre acquistando questi pacchetti è possibile sfruttare Vault, ossia un servizio di backu particolarmente sicuro che permette di fare una copia di tutti i documenti e di archiviare inoltre tutte le chat, un aspetto fondamentale per coloro che si trovano a gestire un’azienda. Infine, è importante specificare che per coloro che hanno team più piccoli esiste un’eccezione. Nel caso di una piccola agenzia con un organico che conta meno di cinque dipendenti, G Suite offre un terabyte per singolo utente.
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